Dank virtuellem Handlungsraum grenzenlos kommunizieren und kooperieren.
Die globale Wissensgesellschaft stellt an heutige Menschen hohe Ansprüche in Bezug auf lebenslange Lernbereitschaft ebenso wie hinsichtlich unserer Fähigkeit, ständig neues Wissen effizient anzueignen. Und rasanter technologischer Wandel sowie weltweit ausgerichtete Konzerne erfordern nahtlose, unbehinderte Kommunikation über Kontinente hinweg. Ununterbrochen müssen Kader und Mitarbeitende sich neues Know-how erwerben, um den stetig wandelnden Anforderungen des Marktes zu genügen. Dies mit möglichst geringem Zeitaufwand und ohne Verzögerung der Funktionsausübung am Arbeitsplatz. All diesen vielfältigen Ansprüchen der Unternehmen bzw. der öffentlichen Bildungsinstitutionen in Bezug auf effiziente Kommunikation, Wissensvermittlung und Kooperation von Projektmitgliedern und Wissenschaftler/innen unterschiedlicher Standorte wird der virtuelle Konferenz- und Kollaborationsraum gerecht.
Das World Wide Web war wegbereitend für die weltumfassende Vernetzung und somit für die Intensivierung des globalen Handels. Auf dem Internet basierende IT-Applikationen, wie beispielsweise im Bereich Einkauf und Lagerbewirtschaftung (�just in time“), sind heute gar nicht mehr wegzudenken bei der Optimierung der Geschäftsprozesse. Ausserdem gehen Unternehmen zunehmend dazu über, virtuelle Handlungsräume einzurichten für Briefings, Meetings, Konferenzen, aber auch für Massnahmen der betrieblichen Aus- und Weiterbildung. Weiter wird Teams dank solchen auf moderne Kommunikationstechnologie basierenden IT-Plattformen ermöglicht, ohne zeitaufwendige Anreise bzw. ortunabhängig und ad hoc an Projekten zusammenzuarbeiten. Dies beinahe so, als ob sie physisch im demselben Raum anwesend wären. Aber auch öffentliche Bildungsinstitutionen wie Hochschulen sind gerade dabei, für Lehrveranstaltungen virtuelle Handlungsräume einzurichten, wo ein Seminarbetrieb mit vielfältigen Interaktionsmöglichkeiten sowohl für Dozent/innen als auch für Student/innen möglich ist, wie in der greifbaren Wirklichkeit.
An Hand von Swiss Re, dem weltgrössten Rückversicherer, soll zunächst aufgezeigt werden, welche Überlegungen ein Unternehmen bzw. ein multinationaler Konzern veranlassen, eine virtuelle Konferenzplattform bzw. einen standortunabhängigen, ad hoc verfügbaren Cyberraum für grenzenlose Kommunikation und kollaboratives Arbeiten einzurichten.
Primäres Ziel war, weltweit ansässige Teams zu verbinden und die Geschäftsprozesse zu optimieren in sämtlichen, über den ganzen Erdball verstreuten Niederlassungen. Und es galt, sichere, effiziente und ökonomische Kollaboration konzernweit sicherzustellen. Zugleich war eine Mehrzahl von IT-Konferenzlösungen bzw. unterschiedliche Lieferanten-Normen zu ersetzen durch einen einheitlichen, unternehmensweit gültigen Standard.
Voraussetzung für die erfolgreiche Integration einer derart weitreichenden Kommunikationslösung in die bestehende IT-Architektur ist die unablässige Information der zukünftigen Benutzergruppen während der gesamten Projektphase. Kader und Mitarbeiter/innen gleichermassen waren zu überzeugen von den vielfältigen Möglichkeiten der virtuellen Konferenz- und Kollaborationslösung, was nach einem nachhaltigen, Zielgruppen gerechten Marketing verlangte zu Gunsten der Plattform. Wollte doch solche Applikation sämtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Unternehmens zugänglich gemacht werden, also nicht nur einem auserlesenen Kreis.
Wesentliche Anforderung bei der Evaluation derart Technologie war die einfache Handhabung. Zugleich sollte die Software nahtlos integrierbar sein in die bestehende IT-Architektur. Nur unter diesen Bedingungen liess sich der Weg bereiten für eine regelmässige Nutzung der virtuellen Kommunikationsplattform durch möglichst alle Mitarbeitenden sämtlicher Abteilungen.
Innert kurzer Zeit nach der Einführung war der Nutzen des virtuellen Handlungsraums offensichtlich: Zeitaufwendige, kostenintensive Reisen zu Meetings, Konferenzen, Ausbildungsveranstaltungen usw. konnten beträchtlich reduziert werden. Und die Zusammenarbeit zwischen entfernten Organisationseinheiten erwiesen sich fortan entschieden einfacher. Insbesondere zeigten sich bald deutliche Vorteile bezüglich strategischer Kommunikationsmassnahmen, beispielsweise in puncto Teambildung und Integrationsarbeit nach weitreichenden Akquisitionen. Erfolgreich genutzt wurde ausserdem die Möglichkeit der Verbindung dieser Applikation mit anderen Funktionen, zum Beispiel mit Forschung und Entwicklung, Rechtsdienst, Human Resources.
Im Folgenden soll näher eingegangen werden auf die Beschaffenheit und die Möglichkeiten des virtuellen Kommunikations- und Kollaborationsraums.
Firmen und Bildungsinstitutionen (E-Universität) nutzen schon seit längerem die Vorteile der Videokonferenz sowie der auf Verlangen abrufbaren Präsentation bzw. Vorlesung (zum Beispiel Videostreams via Internet). Dagegen bietet der virtuelle Handlungsraum Gelegenheit für Konferenzen und Bildungsveranstaltungen, bei denen sowohl Moderator/innen bzw. Sitzungsleiter/innen als auch die übrigen an der virtuellen Veranstaltung Teilnehmenden bzw. die Auszubildenden intervenieren, als ob sie physisch in einem Konferenzraum anwesend wären. So können sie das Wort ergreifen, gleichzeitig erscheinen sie dank Videoaufnahme auf dem Bildschirm, sie stellen mit Hilfe eines Whiteboards Dokumente zur Diskussion, so dass sämtliche Teilnehmende darauf Anmerkungen anbringen können.
Beim eher Präsentations-orientierten virtuellen �Auditorium“ gewährt die Rednerin bzw. der Redner im Anschluss an den Vortrag dem Publikum eine Frage-und-Antwort-Runde. Dagegen geht es bei einem ad hoc einberufenen virtuellen Handlungsraum für Kollaboration in Echtzeit darum, dass jede/r der Teilnehmenden eine Vielzahl von Interventionsmöglichkeiten nutzt. Überdies soll möglichst jede Mitarbeiterin bzw. jeder Mitarbeiter ad hoc ein virtuelles Meeting einberufen können. Dies möglichst nahtlos aus dem Kontext einer Applikation heraus, wie zum Beispiel ERP (SAP), CRM, CAD oder Human Resour¬ces.
Eine �hochgradig interaktive“ virtuelle Kollaborationsplattform erlaubt den Teilnehmenden:
- Jederzeit und ohne Einschränkung das Wort zu ergreifen, falls von der
Sitzungsleitung für den betreffenden Zeitabschnitt dazu autorisiert.
- Mittels Whiteboard Dokumente im virtuellen Kollaborationsraum zur
Diskussion zu stellen.
- Anmerkungen zu Präsentationen anzubringen.
- Simultane Mitarbeit beim Verfassen und Redigieren von Dokumenten.
- Gemeinsam mit allen Teilnehmenden ein Video bzw. eine zuvor
aufgezeichnete Präsentation anzusehen.
- Dank �shared screen“ gemeinsam mit den andern im virtuellen Raum
Anwesenden eine IT-Applikation zu nutzen (z. Bsp. Web co-browsing)
- �multiperson video“: Jede(r) Einzelne(r) wählt, welche(r) der übrigen
Teilnehmenden sie bzw. er auf dem eigenen Monitor im Bild haben will.
Möglich ist auch die Wahl, dass stets der bzw. die gerade Sprechende
auf dem eigenen Bildschirm erscheint.
- �remote control“: Möglichkeit einer einzelnen mit der Sitzungsleitung
beauftragten Nutzerin bzw. eines Nutzers, (phasenweise) Kontrolle über
die bzw. die Steuerung der Mitwirkungsinstrumente der übrigen
Teilnehmenden zu übernehmen (Beispiel: Während einer Power Point
Präsentation ermöglicht die gerade mit der Moderation der Sitzung
betraute Person den übrigen Teilnehmenden, dass diese nach Belieben
Anmerkungen auf den Präsentationstafeln anbringen können).
Bei der Variante des virtuellen Klassenzimmers liegt oft der Entscheid bei der Lehrperson bzw. beim Coach, Instrumente für die aktive Mitgestaltung der Auszubildenden freizuschalten wie:
- �polling“: Teilnehmende werden zur Meinungsäusserung aufgerufen.
- �quizzes“: Zwecks Erfolgskontrolle wird erworbenes Wissen abgefragt.
- Oder die Teilnehmenden ersuchen mittels �raise their hands“-Funktion um
Sprecherlaubnis oder um �shared screen“, damit sie zum Beispiel mittels
�whiteboard“ ein Dokument für alle übrigen sichtbar machen können.
Möglich ist ausserdem die Verbindung administrativer Funktionen mit dem virtuellen Klassenzimmer wie:
- Einschreibung
- Anwesenheitskontrolle
- Vernetzung mit online Ausbildungsprogrammen, Bibliotheken usw.
Unabdingbare Voraussetzung für die Akzeptanz des virtuellen Handlungsraums ist bedingungslose Nutzerfreundlichkeit. Damit soll bei den Mitgliedern eines Projektteams bzw. bei Auszubildenden der Eindruck aufkommen, als ob sie sich in einer realen Arbeits- bzw. Schulungsumgebung befänden. Umständliches technisches Hantieren würde bei den potenziellen Nutzern entschieden Widerstand aufbauen.
Wie oben erläutert, bieten virtuelle Kommunikations- bzw. Kollaborationsräume mannigfaltige Mitwirkungsmöglichkeiten, die den entsprechenden Varianten in der physischen Welt fast ebenbürtig sind. In virtuellen Meetings bzw. Schulungssituationen werden, wie dies bei Veranstaltungen im greifbaren Umfeld der Fall ist, verschiedenartige Rollen (�meeting owner“, �moderator“, �presenter“, �participant“, �observer“) wahrgenommen, die unterschiedliche Aufgaben und Rechte mit sich bringen.
So ist es die Aufgabe der mit der Moderation des Meetings beauftragten Person, die Sitzung zu eröffnen und zu beenden. Sie entscheidet möglicherweise über Zutritt bzw. Ausschluss von Interessenten. Überdies bestimmt sie, welche Präsentation durch welche bzw. welchen Teilnehmende(n) erfolgen soll. Während des Meetings liegt es an ihr, welche Mitwirkungsinstrumente sie den Teilnehmenden zu welchem Zeitpunkt zubilligt. Weiter liegt es in der Gewalt der Moderatorin bzw. des Moderators, Einzelnen das Wort zu entziehen bzw. den Ton abzudrehen oder vorübergehend die Chat-Funktion (für ad hoc Absprache zwischen Teilnehmenden) auszusetzen. Grundsätzlich kommt der mit der Sitzungsleitung betrauten Person die Kontrolle zu sowohl über die Zuschaltung von zusätzlichen Visualisierungen (Video, zuvor aufgezeichnete Präsentationen) als auch über die Mitgestaltungsinstrumente jedes einzelnen Teilnehmenden. Der Sitzungsleitung obliegt überdies - wie in einem herkömmlichen Meeting-, stets den Verlauf in Richtung der festgelegten Ziele zu leiten und dabei die verfügbare Zeit nicht ausser Acht zu lassen.
Ein weiterer entscheidender Vorteil des virtuellen Handlungsraums ist die Möglichkeit der Aufzeichnung und Archivierung, so dass im Nachhinein einzelne Sequenzen oder ein Meeting im vollen Umfang nochmals verfolgt werden kann. Dies kann von grossem Nutzen sein als Beweis, dass gebotenes Verfahren bzw. Regulierungen eingehalten wurden. Weiter gibt die Aufzeichnung Aufschluss über die Erzielung von Kompromissen und Entscheiden, können doch mittels geeigneter Ortungsinstrumenten Diskussion, Dokumente und Anmerkungen nach Suchkriterien durchforscht werden.
Schliesslich gebührt hier dem Sicherheitsaspekt Erwähnung. So lassen sich sämtliche Komponenten eines virtuellen Meetings mittel Passwort schützen. Dazu werden der Netzwerk-Verkehr und die Archive der virtuellen Veranstaltungen verschlüsselt und die Multimedia-Konferenzen sicher über Firewalls und öffentliche Netzwerke geleitet.
Zur IT-Architektur des virtuellen Handlungsraums ist anzumerken, dass Herunterladen von Software vor ad hoc Konferenzen unbedingt zu vermeiden ist. Solcher Umstand würde der nahtlosen Einberufung eines Meetings (aus einem beliebigen Kontext wie z Bsp. CRM) zuwiderlaufen und letztlich die Bereitschaft der Unternehmen schmälern, sich für eine derartige Lösung zu entscheiden.
Bisher wurden vor allem Vorzüge wie Ortunabhängigkeit und somit die Ersparnis bezüglich Reisezeit und Reisekosten herausgestrichen, sollte ein Unternehmen oder eine Bildungsinstitution den virtuellen Handlungsraum nutzen. Bei Konzernen wird zunehmend auch der schonende Umgang mit den natürlichen Ressourcen als strategisches Unternehmensziel im Leitbild festgehalten. Gerade bei multinationalen Gesellschaften kann, wie das Beispiel Swiss Re zeigt, die Ersparnis infolge beträchtlich reduzierter Reisetätigkeit dank Videokonferenzen merklich ins Gewicht fallen. Und der �grüne Faktor“, d. h. der Beitrag zur Reduktion des CO2-Ausstosses, ist für einen Multi ausserdem Image fördernd.
Added Value Thanks to Web-based Meetings.
For many companies, increasing revenues while decreasing costs is a significant business challenge, particularly with employees and customers distributed around the globe. To meet this objective, smart companies are looking at new technologies to improve their ability to collaborate in real-time with employees, customers, partners, vendors, investors, financial analysts and other stakeholder groups in multiple geographical locations while at the same time reducing the cost of that collaboration.
Introduction
It has now been proven that meeting online over large distances can be both productive and cost-effective. Almost any collaborative activity such as delivering presentations, sharing applications, training, meetings or demonstrating software in real-time can be done just as effectively on the web as it can with people in the same room. More importantly, web meetings save the cost of travel and hotels while increasing the speed at which business is done. What’s more, cutting back traveling is ecologically prolific.
A new era of communication
For many companies, web meetings are nothing new. Coming into existence in the latter half of the 1990s, web meetings made it possible for people in different locations to interact and work together as if they were in the same place. To initiate a web-meeting, two or more users simply launched a meeting from a desktop and instantly exchanged information and files, demonstrated applications or remotely controlled other desktops.
A higher level of integration
When a corporation communicates effectively with both its workforce and external audiences, it creates a coherent messaging posture that ensures all employees are on the same page, and presents a cohesive strategy and direction to the outside world.
Today, innovations such as web meeting applications for events, training and support are available to serve the specific needs of every operational area of a business. New and innovative web meeting applications now deliver a new level of productivity-enhancing features that help companies to streamline communications and add significant value in areas such as sales, marketing, R&D, human resources and investor relations.
By delivering features such as common user management and common interfaces for reduced learning curves, these new applications are fitting seamlessly into an organization’s existing workflow and operational procedures – and integrating easily with existing enterprise applications such as CRM, ERP, SFA, LMS, and communication portals. Web meeting technology has reached a new level of enterprise proficiency.
Web “Event Center” ensures compelling communications
The ideal online venue for gathering groups of dozens or thousands, the web-based “Event Center” allows marketing to hold web seminars, and groups as human resources or investor relations to hold company events. Such an Event Center includes powerful tools to track and score leads, as well as automated facilities for invitations, registrations, reminders, and thank-you e-mails.
Many businesses today hold company-wide meetings less frequently than they should due to logistics and cost constraints. Instead they rely on low-quality communication mechanisms such as e-mail blasts or prerecorded video that lack personal warmth and interactivity. With Event Center, corporate executives can deliver regular compelling communications, solicit feedback, and ensure the entire organization understands the message.
Optimize critical communication efforts
Earnings calls are perhaps one of the most critical external communication efforts facing a public company on a regular basis. Using Event Center, an executive team can go far beyond simply reading earnings statements in a phone conference – they can deliver compelling graphics, future projections, and discuss the data interactively – giving attendees a more complete and accurate message.
Conclusion
Nearly every organization today is looking for innovative business tools that can help them to collaborate with employees and customers in real-time while increasing their revenues and decreasing expenses. Now, more than ever, companies are doing just that by integrating web meeting applications into a variety of key areas such as sales, marketing, customer services, and investor relations within their organizations, to deliver real-time collaboration that boosts business efficiency.
(Special thanks to WebEx Communications, Inc., Santa Clara, for providing the informative white paper Growing Your Business Through Real-Time Collaboration: An Introduction to Web Meeting Applications.)